Catherine BLOCH
DRH, Microsoft

Microsoft est compte 120 000 collaborateurs dans le monde,1800 en France dont 98% de cadres.

Microsoft a d’abord travaillé sur la culture, autrement dit la capacité à penser de manière innovante, à apprendre, à s’ouvrir au monde et à travailler sur la dimension collective. Aussi, l’environnement de travail doit être pratique, flexible et adapté. Les espaces ont été revus pour augmenter l’efficacité collective et l’agilité. L’environnement est un contributeur important de la satisfaction, de la qualité de vie au travail et de l’efficacité. Le hall d’entrée a été transformé en lieu de vie et de rencontres avec les clients et les collaborateurs. Microsoft a aussi fait le choix d’une organisation en espaces dynamiques en conservant des quartiers tout en augmentant la flexibilité : modules de confidentialité, espaces de réunion, cabines téléphoniques, espaces de travail collectif, salles de créativité. Les personnes ont besoin d’un ancrage et de retrouver leurs collègues. 750 collaborateurs ont été associés au projet par le biais d’un questionnaire portant sur les situations de travail.

L’entreprise favorise les espaces de liberté et d’autonomie tout en étant structurante grâce à la définition de règles de vie collective. La flexibilité, qui concerne tous les salariés, ne peut être assimilée à du télétravail. Elle est basée sur la confiance et se traduit par la responsabilité pour chacun de travailler là où c’est le plus pertinent. La règle des 4X4 s’applique à tous pour organiser le collectif :

• Flexibilité : ouverte à tous, responsable, agréée par le manager, joignable.
• Bonne gestion des réunions : horaires, ordre du jour, participation, compte-rendu.
• Usages collaboratifs : communiquer, partager, collaborer, chercher.
• Réunions à distance : basées sur les technologies Microsoft, lieu adapté, organisées, animées.

Une réflexion sur les temps de déconnexion est engagée avec les organisations syndicales

Louis GILBERT
Architecte, Ateliers 2/3/4/

Louis Gilbert présente un projet qui a impliqué son agence depuis la conception du bâtiment jusqu’au poste de travail. Le client est une banque d’affaires habituée au bureau individuel et pour laquelle le passage à l’open-space et au flex desk peut être vécu comme un drame par les collaborateurs à la recherche, chaque matin, d’un poste de travail.Le choix de la banque s’est certes porté sur un système « flex » limité au sein d’un périmètre défini au niveau de l’unité opérationnelle. Dans cette zone, différents espaces sont partagés par l’équipe : petites et grandes salles de réunion, espaces collaboratifs ou encore lounges. Les collaborateurs ont été associés au projet, chaque entité ayant désigné un représentant pour participer aux groupes de travail. Les espaces sont ouverts mais les collaborateurs peuvent ainsi retrouver une forme d’unité conforme à l’identité de l’organisation. Même la cafétéria est pensée comme un espace de travail informel. Parallèlement un travail de transformation numérique a été engagé. La DSI est d’ailleurs positionnée au rez-de-chaussée près de l’accueil, en front office, au milieu du hall et en support des collaborateurs.

Le retour sur investissement est probant. Auparavant, l’organisation en bureaux séparés nécessitait quelques centaines de déménagements par an pour répondre aux besoins des projets, les salles de réunion ainsi que les bureaux des cadres de direction étant faiblement utilisés. Les économies réalisées sont partagées. Une moitié est conservée par l’entreprise, l’autre est attribuée aux équipes pour améliorer les espaces de travail. En conclusion, malgré des bureaux en flex, les nouveaux espaces ont été adoptés dès le premier jour par les collaborateurs du fait de la qualité de réalisation.

Cédric BREUILLER
Consultant, Sopra RH Software

En préalable, Cédric BREUILLER déplore échanger plus fréquemment avec les DSI qu’avec les RH malgré le besoin des informaticiens de comprendre les attentes des utilisateurs.

Les outils permettant de télé-travailler sont désormais disponibles, on sait travailler de n’importe où. Le prochain saut qualitatif sera d’accéder à un espace professionnel digital permettant d’utiliser ses applicatifs et de dialoguer avec ses communautés sans passer par l’ordinateur en se loggant, par exemple sur une tablette. L’espace de travail sera en fonction de l’individu et non pas de l’ordinateur.

Le travail pollinise la vie privée mais à quel moment se déconnecter ? Chacun a ses particularités, mixant plus ou moins activités personnelles et activités professionnelles

Il est aujourd’hui indispensable de se poser la question de ce que l’on veut : du travail ou de la présence ? Culturellement, les Français sont attachés à la présence et ont besoin d’échanger avec leurs collègues. Le niveau de confiance accordé aux collaborateurs est faible bien que certaines entreprises, comme Microsoft, y arrivent. Pourquoi contrôler des heures de présence et obliger les agents à badger comme le préconise notamment la Cour des Comptes ? Il est préférable d’évaluer sur la qualité de service.